Management Assistant

Heb jij ervaring met het bieden van ondersteuning op hoog niveau en ben je de steun en toeverlaat van onze directie? Dan zijn we op zoek naar jou!    

Wat ga je doen?
Je komt te werken binnen het directie secretariaat, bestaande uit 4 collega’s. Je verleent samen met je collega’s optimale ondersteuning aan de Directie, zodat zij zo efficiënt mogelijk kunnen werken.  De directie leden zijn vaak afwezig en kennen een hoge werkdruk, jij als management assistant bent gewend om in hoog tempo te werken en tal van zaken zelfstandig af te handelen. Je bent organisatorisch sterk en je weet te allen tijde overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken. Je weet met de juiste sensitiviteit beslissingen te interpreteren en te communiceren naar alle niveaus binnen de organisatie.

Puzzelen met complexe en steeds wisselende agenda’s van de directie leden;
Je onderhoudt contacten met in-en externe relaties;
Inkomende documenten beoordeel je op belang, prioriteit en benodigde afhandeling;
Inbox management;
Coördineren en regelen van reizen (vliegtickets) en accommodatie (hotels);
Verzorgen van correspondentie en postbehandeling;
Organiseren van events, aansturen van derde partijen;
Oppakken van alle ad-hoc werkzaamheden.

Herken jij jezelf in het volgende profiel?
Je voelt je thuis in een professionele, internationale en dynamische omgeving waar snel wordt geschakeld en waar servicegericht zijn voorop staat. Je bent een echte doener, no-nonsense en servicegericht. Je denkt mee en toont initiatief. Je bent voor minimaal 3 dagen beschikbaar.

• Ruime ervaring als management assistant, bij voorkeur in een internationale omgeving;
• MBO/HBO Schoevers of Hotelschool;
• Je bent tactvol, assertief en in staat om duidelijke grenzen te stellen en deze te communiceren;
• Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om;
• Excellente kennis van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Sterke interpersoonlijke skills, je bent gesprekspartner op alle niveaus;
• Je kan uitstekend overweg met Excel, Outlook en Word;
• Je werkt gestructureerd, accuraat, je kan onder druk werken en streeft naar perfectie;
• Je  bent communicatievaardig en je hebt ervaring met het vastleggen van afspraken;
• Je hebt een doortastende persoonlijkheid;
• Je bent administratief zeer goed onderlegd;
• Je bent service georiënteerd, flexibel en je hebt een can-do mentaliteit.

Wat mag je van ons verwachten?
Je maakt deel uit van een internationaal Amsterdams familiebedrijf. Onze kracht is samenwerken op basis van gelijkwaardigheid en elkaar continu verbeteren. 

Naast aandacht voor persoonlijke groei krijg je interessante aanvullingen op je arbeidsvoorwaarden, dit zal tijdens een persoonlijk gesprek nader toegelicht worden.